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把權力和責任放出去
一方面自己忙得焦頭爛額，一方面又抱怨公司裡缺乏人才？經理人要解決這個問題，恐怕得從根本開始：懂得授權。

身為主管，如果你發現自己常常忙得焦頭爛額，恨不得一天有四十八小時可用，或者常常覺得需要員工的幫忙，但是又怕他們做不好，以致最後事情都往自己身上攬。解決這些問題的答案可能是：懂得授權。

有效授權對主管、員工及公司三方都有利。在主管方面，授權可以讓他們空出較多工作時間做策略性思考。在員工方面，授權可以讓他們學習新的技巧和專長，讓主管及員工都有機會發展能力，在事業生涯中更上層樓。在公司方面，授權可以增進整體團隊的工作績效及士氣。授權是主管必備的領導技能之一。

授權有兩種

管理顧問蓋斯達（Sharon Gazda）最近於「人力資源雜誌」（HR Magazine）指出，根據授權希望達成的目標，可以分為兩大類，一類是為了完成某項工作而授權，另一類則是為了培養發展員工而授權。在第一種情況中，要達到成效，員工必須知道主管所要求的成果，並且有能力了解和完成任務。

在第二種情況中，員工不一定是最有能力完成任務的人。但是卻是適合接受挑戰的人。主管授權是為了讓員工從中獲得經驗和知識，提供成長的機會。主管必須花費一些時間和心力，協助員工成功地達成任務。

蓋斯達指出，許多主管之所以無法成功授權，主要是因為：

1.缺乏計劃。主管沒有花時間做授權計劃，找出哪些工作應該要交給部屬執行，哪些則是自己應該花更多時間好好做的事情。事實上，花時間就是為了省時間，幾個小時的完整計劃與說明，可以為主管及員工節省許多執行的時間。

2.沒有充份溝通。授權不僅僅是一句「你照著我說的去做就對了。」主管必須清楚溝通任務的目標，並追蹤過程，才有成功的可能。

主管害怕失敗或被取代。把權力和責任交出去並不容易，而且也具有風險。許多主管在授權的過程中，都會擔心不安，害怕員工可能失敗；有些主管則是害怕看到員工把原本是主管在做的事做得很好，甚至更好，因而取代了自己；有些主管則是不願意把權力下放。這些害怕都造成主管攬下過多責任和工作。

如何成功授權

那麼，究竟要如何成功授權？「今日管理」（Management Today）及「職業婦女」（Women in Business）雜誌歸納指出，成功授權必須做到以下幾點：

1. 完整計劃授權。在授權前，主管必須先評估自己的工作內容和職責間的關係，檢視是否有些執行性或例行性的工作，防礙了自己投入更多時間在思考性或計劃性的工作上？

主管可以寫下工作團隊目前負責的所有主要工作，找出哪些工作非自己親自做不可（例如，工作績效評估、管理員工）。將其他剩下的工作，依重要性、風險度及急迫性的高低分類，決定哪些工作可以分配給員工完成，例行或以前員工曾參與的工作（例如，製作每個月的銷售、預算或活動報告），便非常適合交給員工。

此外，主管必須釐清自己想要授權的原因，不要將「授權」與「只想丟出不想做的工作」混為一談。如果主管授權員工是因為員工比自己更有能力完成任務，或者可以節省主管的工作時間，那麼授權沒有問題。

如果主管只是因為懶惰，或者任務份量其實很小時，那麼還不如自己動手做。研究指出，當員工擁有具挑戰性和多元性的工作內容時，他的工作士氣會提高；但是如果員工發現主管只是想佔他便宜，員工的工作士氣便會降低。

2.謹慎選擇授權的對象。 授權的任務必須和員工的特質相符。要把任務分配給最適合的員工，主管必須對所有員工的技能，以及他們對工作性質的好惡有所了解，才能選出具有能力及意願完成任務的員工。

3.充份解釋授權內容。 確定員工了解授權的內容、任務在公司中所扮演的角色（包括重要性及急迫性），並警告員工他們可能會面對的問題（例如，機密資訊可能難以取得）。主管要說明他之所以授權員工的原因，和他對任務結果的預期等，幫助員工從全面的角度了解任務的意義，避免員工只是單純被賦予任務。

告知員工任務內容後，主管應該要求員工複述，以確認他了解工作內容。只是詢問員工是否了解，然後對方點頭稱是，並不代表員工真的了解。有時候成功授權所需花費的時間精力，不亞於主管親自執行，主管必須有心理準備。

4.劃清權力界線。 釐清員工能夠自行做主的部份，以及他必須向主管回報的部份。

5.排定支援措施。 例如，告知員工，當他們有問題時，可以向誰求助，並且提供他們需要的工具或場所。當主管把自己的工作分配給員工時，確定也把權力一起轉交，例如，告訴合作對象，自己已經授權給某位員工負責分析市場現況，請他以後直接給予該名員工協助，以事先為員工的成功鋪路。此外，主管要讓員工了解，他們日後還是可以尋求主管的意見和支持。

6.做到真正授權。 授與員工權力和授與責任一樣重要。主管應該相信員工能夠做出正確決定，給予員工完成任務所需的彈性和自由，不要處處插手。員工是不同於主管的個體，所以主管不要預期員工會採用和自己一模一樣的做事方式。

7.定時追蹤進度。 成功的授權並非在交待完員工的時候便結束了，主管需要定時追蹤員工的進度，給予員工應得的讚賞與具建設性的回饋，並且傳達關心之意，必要時提供員工需要的協助和指導。主管可以和員工一起設定任務的不同階段應該完成的期限、評估工作成果的標準、雙方定期碰面討論的時間及項目等，並且確實執行這些追蹤檢討。即使定期的會面只是短短十五分鐘，主管與員工可以一起檢視當初所設定的目標，防範任務出現問題。

8.任務完成後進行檢討。 主管及員工都可以藉此了解，下次在授權及接受任務時，各自可以改進的地方。

9.持續練習。 授權如同其他領導技巧，每位主管都必須持續練習。具有授權技巧的主管，一方面能夠贏得員工的尊重配合，一方面也能增進工作團體的成效。